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請求書を作ってみよう!

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ここでは、エクセルを使って請求書を作成してみます。

「請求書」「顧客一覧表」「商品一覧」などこれまで別々に管理していた関連するデータをひとつのブックにまとめておくと管理がしやすく正確に参照させることが出来るので便利です。

●連番の自動入力

まず明細に「型番」を入力すると、自動的に明細の「No.」に番号が入力できるようにします。「型番」が入力されていない時は何も表示されないようにします。セルの範囲「B19:B32」に連番を表示する数式を入力します。連番はセルB18の(1)をもとに表示します。IF関数を使ってC列の型番が入力されていない時には表示されないようにします。

セルB19に「=IF(C19=””,””,B18+1)」と入力します。

セルB19を選択し、セル右下のオートフィルハンドルをセルB32までドラッグします。

「型番」を入力留守と「No.」が表示されることを確認します。セルB20にS-114と入力するとセルB20に「3」が表示されました。

●名前の定義

関数の因数で指定するセル範囲に名前を定義します。シート「顧客一覧」をクリックします。セル範囲A2:I16を選択し名前ボックスに「顧客」を入力しエンターキーを押します。

シート「商品一覧」は名前ボックスに「商品」、シート「送料一覧」は名前ボックスに「送料」と入力します。名前ボックスの▼をクリックしブック内に定義されている名前の一覧が表示されることを確認します。

●顧客名の表示

VLOOKUP関数を使ってセルD5の「顧客番号」をもとに、セルD6に「顧客名」を入れる数式を入力します。

セルD6に「=VLOOKUP($D$5,」と入力します。

定義した名前を指定します。数式タブを選択し定義された名前グループの数式で使用をクリックし顧客をクリックし「=VLOOKUP($D$5,顧客」になっていることを確認します

続けて「,2,FALSE)」と入力します。数式が「=VLOOKUP($D$5,顧客,2,FALSE)」になっていることを確認します。

エンターキーを押してセルD5の「顧客番号」に該当する「顧客名」が表示されます。

●エラーの非表示

セルD5の「顧客番号」が入力されていないとセルD6はエラー「#N/A」が表示されます。IF関数を使ってセルD5に「顧客番号」が入力されていない時は、何も表示されないようにしましょう。セルD5をクリックしてデリートキーを押すとセルD6にエラー「#N/A」と表示されるので何も表示されないようにします。

セルD6の数式を「=IF($D$5=””,””,VLOOKUP($D$5,客,2,FALSE))」に修正するとエラーが非表示になります。

●郵便番号の表示

セルD6を選択しセル右下のフィルハンドルをセルD7までドラッグします。

セルD7の数式を「=IF($D$5=””,””,VLOOKUP($D$5,顧客,4,FALSE))」に修正します

セルD5に「1001」と顧客番号を入力し「顧客名」「郵便番号」が表示されたことを確認をします。

セルD7の郵便番号の前に「〒」が表示されるよう表示形式を設定します。 セルD7をクリックしホームタブを選択 数値グループ右下にある矢印をクリックして表示形式タブを選択 分類のユーザー定義を選択 種類に「”〒”@」と入力し「OK」をクリックすると「〒」が表示されます。

●都道府県名と住所の文字列を連結して表示

都道府県と住所の文字列を結合する数式を入力し、IF関数を使ってセルD5に「顧客番号」が入力されていない時は何も表示されないようにします。セルD8に 「=IF(D5=””,””,CONCATENATE(VLOOKUP(D5,顧客,5,FALSE),VLOOKUP(D5,顧客,6,FALSE)))」と入力します。

エンターキーを押すと住所が表示されます。

●商品情報の参照

C列に「型番」を入力するとD~F列に「商品名」「仕様」「単価」を表示する数式を入力します。IF関数を使って「型番」が入力されていない時は何も表示されないようにします。セルD18に「=IF($C18=””,””,VLOOKUP($C18,商品,2,FALSE))」と入力します。

セルD18を選択しセル右下のフィルハンドルをセルF18までドラッグします。数式がコピーされオートフルオプションが表示されるのでクリックし「書式なしコピー(フィル)」をクリックします。

セルE18の数式を「=IF($C18=””,””,VLOOKUP($C18,商品,3,FALSE))」に修正します。

セルF18の数式を「=IF($C18=””,””,VLOOKUP($C18,商品,5,FALSE))」に修正します。

セル範囲D18:F18を選択しセル範囲右下のフィルハンドルをダブルクリックします。

●ユーザー定義の表示形式

セルD6をクリックし「ホームタブ」を選択。「数値グループ」右下の矢印をクリックするとセルの書式設定のダイアログボックスが表示されます。表示形式タブを選択分類の一覧からユーザー定義を選択します。種類に「@”□御中”」と入力しOKをクリックします。「御中」の前の四角はスペースです。

会社名の後ろに「 御中」が表示されます。

●総額の計算

H列の「金額」を求める数式を入力します。「金額」は「単価×数量」で求められます。またIF関数を使ってG列の「数量」が入力されていない時は何も表示されないようにします。 セルH18に「=IF(G18=””,””,F18*G18)」と入力します。セルH18を選択しセル右下のフィルハンドルをセルH32までドラッグします。

●本体合計金額と割引後金額の算出

セルH33にSUM関数を使って「本体合計金額」を出します。

セルH35に「割引後金額」を求める数式を入力します。セルH35をクリックしホームタブ編集グループの∑合計をクリックし数式が「=SUM(33)」になっていることを確認します。

セルH33:H34を選択し数式が「=SUM(H33:H34)」になっていることを確認し「Enterキー」を押します。

特別割引を入力します。セルH34に-500と入力すると割引後金額が表示されます。

●消費税の算出

セルH36に「消費税」を求める数式を入力。「消費税」は「割引後金額×0.08」で求められINT関数を使って小数点以下を切り捨てます。セルH36に「=INT(H35*0.08)」と入力します。

●配送料の表示

セルH37にセルD5の「顧客番号」に該当する送料をシート「顧客一覧」から表示します。なお「本体合計金額」が10,000円以上の場合送料は無料とするので0が表示されるようにします。 セルH37に「=IF(H33>=10000,0,VLOOKUP(D5,顧客,8,FALSE))」と入力します。

「本体合計金額」を10,000円未満んい変更して「配送江料」が変更されることを確認します。トースターをD-110のお玉に変更セルG19とセルG20を「1」に変更します。セルH37の「配送料」が変更されます。

●総額の算出

セルH38に総額を求める数式を入力します。セルH38をクリックしホームタブを選択「編集グループ」の「∑」をクリックします。数式が=SUM(H36:H37)になっていることを確認します。

セル範囲(H35:H37)を選択 数式が「=SUM(H35:H37)」になっていることを確認します。

「Enterキー」を押すと総額が表示されます。

●請求金額の表示

TEXT関数を使ってセルB13に「=TEXT(H38,”ご請求金額(税込) 金#,##0円也”)」と入力します。

JIS関数を使ってセルB13を全角文字列へ変換をします。セルB13の数式を「=JIS(TEXT(H38,”ご請求金額(税込) 金#,##0円也”))」に修正します。すると全角で表示されます。

●支払期日の入力

セルH12に、セルH3の請求書発行日から7日後の日付を表示する数式を入力します。7日後の日付は「請求書発行日+7」で求められるのでセルH12に「=H3+7」と入力すると7日後の日付が表示され請求書が完成しました。