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GoogleのG Suiteで働き方改革が簡単に!

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働き方改革を実現するために

Googleが提唱する働き方改革。これは企業の文化、そして仕事を行っていくプロセス、そしてそれを実現するためのツールが重要になってきます。働き方改革はあちこちで騒がれていますが、それではなぜ働き方改革が必要なのでしょうか。

GDPで世界第三位の日本

2009年ごろまでは日本は世界第2位の経済大国といわれていました。これはGDPの数値であらわれています。しかし2010年には急成長する中国に追い抜かれ、2017年には日本のGDPが4兆8800億ドルに対して、中国は11兆9400億ドルと倍以上の差が生まれています。現在もその差は開く一方です。

日本は人口減少が大きな問題とされていますが、その中でも生産人口が大幅に減ってくると言われています。

生産性を高めなければならない

よくフランス人やイタリア人は昼間から酒を飲んでいて日本人のように働かない・・・なんていう人が居ますが、生産性という面で見ると日本はG7の中では最低の生産性です。

上のグラフは日本生産性本部が2017年12月に発表した35か国の生産性の状況ですが、日本は1位のアイルランドに比べて半分以下の生産性です。簡単に言ってしまうと、同じ時間つかってもアイルランド人に比べて半分くらいの成果しか出せていないという事になります。

働き方改革に必要な生産性の向上

こういった人口減や先進国の中でも低い生産性というデータを見るとこれからの労働力をカバーするには、まず生産性を上げていかなければならないという事になります。効率よく仕事を行うためにはツールが必要になり、それをフォローできるのがクラウド化されたオフィス系ツールやインターネットを介した情報の共有という事になってきます。

中小企業も続々G Suiteに

G SuiteはGoogle CloudがリリースしているITの統合環境です。ワープロ、表計算、プレゼンなどのオフィス系ドキュメントだけでなくGmailやカレンダー、サイト、GoogleMapなど様々なツールを1つのアカウントで利用できます。これらをうまく使いこなすことで生産性を相当向上していけるということです。

業務の中での無駄とは

これだけITが普及したといわれても日本はまだまだIT後進国です。ITが導入されて逆に生産性が落ちてしまっているというケースも多くあります。実際の調査結果として1日の中で生産的な業務を行っている時間は全体の5%しかないといわれています。のこりの95%では、15%もの時間をレイアウトや体裁を整えるといった社内外の人に見せるために労力を使っていたり、さらに15%では資料の配布や回収、調整業務などを行っているといわれています。さらに25%の時間でフィードバックを集め、20%の時間でタスクを精査、さらに20%の時間でリサーチなどをおこなっているようです。

フリーのアカウントでは不十分になってくる

GoogleのクラウドサービスはGmailアカウントを取得することでだれでも無料で利用できます。無料のアカウントでドキュメントの共有などをおこなっている企業も多くありますが、フリーのGoogleアカウントではやがて不十分になってきます。なぜなら、従業員が辞めてしまった場合やパスワードを忘れてしまったなどの場合に共有していた情報が外に漏れたり、やめた従業員が次の会社に情報を流したり、端末を落として情報が漏れたりなどのリスクがあります。これらを解決するのがG Suiteです。

管理者がアカウントをコントロールできる

たとえば、従業員がメールのパスワードをなくしてしまったという場合、管理者がいつでもパスワードを再発行することができます。また携帯端末を落としてきてしまった場合、リモートでその端末にログインしていたアカウントを全てログインし、端末に残っていた情報をすべて消すことができます。さらに従業員が退職した場合、アカウントを停止して会社の情報にアクセスできなくなるため、共有をかけていた書類などは閲覧できなくなります。フリーのアカウントでも共有を切ればよいことですが、ファイル数が数百となってくるとどれを共有していたのか分からなくなってしまいます。

このように、管理ツールもしっかりしていて、セキュリティも考慮されたG Suiteは働き方改革を大きくサポートできるというものです。

実際私たちは知らぬ間にGoogleのサービスにお世話になっています。検索1つとってもそうですが、GoogleMapなどのサービスは使ったことがない人はいないでしょう。これら検索結果やマップの履歴なども法人用サービスとして利用できるようになります。

働き方改革はまだ言われ始めたばかりで、実際に改革が起こっていないと感じる人が80%以上もいます。そしておよそ70%近くの人が働き方改革をどうしていいのかわからないと思っているようです。

先に述べたGoogleの働き方改革の考え方の中でこの企業文化とプロセス、そしてツールの活用の中で、プロセスとツールの活用に関してはすぐにスタートさせることができ、これらを全体に取り入れていく企業文化が必要になってきます。

日本が抱える働き方への課題の1つのアクションとしてまずはスタートしてみるのもよいのではないでしょうか。