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Googleカレンダーで会議室や備品の貸出予約を管理する。

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※この機能は、Google Apps for Businessをご利用頂いている方のみが利用できるサービスです。(無償版は対象外です。)

Googleカレンダーには、会社や店舗などで会議室やセミナールーム、宴会場などの部屋の予約だけでなく、パソコン、プロジェクタなどの備品の貸出しなども管理する機能がある。

この機能を利用するにはGoogle Appsの管理者が管理画面から会議室や備品を追加することで利用可能になる。誰かがその会議室や備品について予約を入れると、他の方が予約を入れようとすると、すでに利用者がいる旨を通知してくれるのだ。

管理画面からリソースを追加する。

まずは管理者の作業。Gmail画面にログイン後、画面右上の「ギア」のマークをクリックして、「このドメインを管理」をクリックします。この項目は管理者のみ表示されますので一般ユーザーの方はこの作業はできません。

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管理画面のダッシュボードが開いたら「ご使用のGoogleアプリケーション」の中のGoogleカレンダーの横にある「設定」ボタンをクリックします。

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画面が切り替わったら、「リソース」タブをクリックして、「新しいリソースを作成」をクリックします。

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次にそのリソース名を入力します。リソース名には部屋の名前や備品の名前を入力します。入力後「変更を保存」します。

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例えば、「会議室」や「パーティールームA」、「セミナールーム1」など、部屋ならその部屋全てを入力します。

備品であれば、パソコンが3台あるなら、「パソコン1」「パソコン2」「パソコン3」など、その個数分作ります。

 

※入力が完了すると一覧が表示されます。最後に入力したリソースが表示されない事がまれにありますが、登録はきちんとされますので、ブラウザの再読み込みなどをしてみてください。

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リソースを入力後、実際に利用できるようになるまでは、数分~数時間かかる場合があります。

 

予定の入力時に、施設や備品を選ぶ

Googleカレンダーで、予定の詳細を入力する画面を開きます。この画面の右の方を見て頂くと「会議室など」という薄い文字がありますので、ここをクリックすると、リソースの選択画面が表示されます。

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クリックして、予約した会議室が「場所」に表示されます。備品などを追加すると、その後ろにさらに追加されます。

追加された会議室や備品の先頭の文字が「削除」にかわりますので、変更になった場合はここで削除ボタンをおしてキャンセルします。

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これで、会場予約、備品予約などができるようになります。

以上