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Googleカレンダー基礎

Googleグループ・カレンダーの予定を一斉送信(G Suite)

今回はGoogleグループを活用してグループに登録されているメンバー全員にカレンダーの予定を通知する機能を利用します。 スケジュールの一斉送信だけでなく参加者の管理、中止になった場合の通知なども利用できます。 Googleグループをまだ作成していない方は「Googleグループを作成」の記事をご覧ください。 ↓画像はクリックで拡大されます。まずは自分のアカウント上でスケジュールを作成します。作成したスケジュールの詳細設定からグループメンバー宛にスケジュールを通知します。 先ほど作成したスケジュールをクリックし「鉛筆マーク」をクリックして編集画面にします。スケジュールの詳細を編集する画面に切り替わります。 左側にある各欄は必要に応じて入力しておきます。 詳細を入力した後、「ゲストを追加」の欄にグループに設定した「グループのメールアドレス」を入力します。 入力したら上にある「保存」ボタンをクリックします。この時点でメンバーにスケジュールがメールおよびカレンダー内に通知されます。もう一度、先ほどの予定をカレンダー上でクリックすると「○人のゲスト、参加○人、返答待ち○人」と表示されます。 共有した相手が出欠を設定するとこの欄に反映されます。 また、カレンダー上でこの予定を削除すると共有された相手には「予定のキャンセル」のメール通知が送られます。以上の手順で組織・グループのメンバーに対しての予定共有が行えます。 全体的な動きを管理するのに大変便利な機能ですので、ぜひ活用しましょう。

Googleグループ・グループを作成する(G Suite)

G Suiteサービスで提供されている「Googleグループ」を利用すると組織・グループでの情報活用がさらに便利になります。 グループ全体にメールを一斉送信 グループメンバーにドライブデータを共有 カレンダーのスケジュールをメンバーに一斉送信、参加・不参加の管理 まずはグループを作成し、メンバーを登録します。googleアカウントでログインした状態で、Gmailなどの画面の右上の四角が9個並んだマークから「グループ」を選択します。グループのページが開きます。 新規グループを作成するには「グループの作成」のボタンをクリックします。グループ作成に必要な情報を入力します。 グループ名:グループに名前を付けます。 グループのメールアドレス:他のメールアドレスと重複しないメールアドレスを入力します。このアドレスはメール一斉送信やドライブ、カレンダーの共有に使用します。 グループの説明:どのような目的で使用するグループなのかを入力しておきます。 グループの主要言語:組織の参加者に合わせて選択します。 グループの種類:今回は「メーリングリスト」を使用します。他にも掲示板的に使用できるものなどもあります。 基本的な権限:グループの参加メンバーに対して「どの操作を許可するか」などの設定ができます。外部の組織の人も参加出来ますが、会社などで使用する場合はセキュリティの問題があるので、組織内のメンバーに限定しておくことが望ましいと思われます。 すべての項目の設定・入力が終わったら上にある赤いボタン「作成」をクリックします。グループが作成されると画像のようなお知らせが表示されます。左の一覧にある「マイグループ」から作成したグループを選択します。 この画面からグループアドレスに送信されたメール(トピック)の管理、メンバーの追加・削除などが行なえます。 この後、メンバーを追加します。 「管理」の文字をクリックします。まだグループのメンバーには自分しか登録されていません。 グループを立ち上げた人は「オーナー」と呼ばれるグループの管理権限が与えられています。 メンバーを追加するには、左のメニューから「メンバーを招待」、「メンバーを直接追加」を選びます。 同時に複数のメンバーを登録するときはメールアドレスを「,」カンマで区切って入力します。 以下のどちらの場合も招待・追加するメンバー宛に「招待メッセージ」を送信出来ます。 メンバーを招待:メンバーに招待メールを送った後、メンバーが参加承認をするとグループメンバーに追加されます。招待されたメンバーは一週間以内に承諾する必要があります。 メンバーを直接追加:相手の承諾なしにメンバーに追加することが出来ます。直接追加の場合、メール登録オプションがあるので設定します。 入力が終わったら上にある青いボタン「招待状を送信」をクリックして相手に通知を送ります。招待状を受け取ったメンバーが承諾すると「すべてのメンバー」およびグループのメイン画面→メンバーの一覧に表示されます。メンバーに対する投稿や一斉送信の権限を設定する事ができます。 左のメニューから「権限」→「投稿権限」などの欄から「誰に許可をするか」という設定が行なえます。グループの運営状況にあわせた管理をしましょう。上記のような手順でグループを作成出来ます。 用途にあわせてグループを作成して活用しましょう。